Sygefraværssamtale: Sådan holder du en god samtale

Her får du reglerne, en spørgeguide, du kan bruge med det samme, og en skabelon til det, I skriver ned bagefter. Samtalen er én af flere frister i et sygeforløb, og du kan se dem alle samlet i frister uge for uge.

Hvad siger reglerne?

Sygefraværssamtalen er en samtale mellem dig og din sygemeldte medarbejder om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Reglen står i sygedagpengeloven § 7 a.

• Du indkalder. Det er dig som arbejdsgiver, der skal indkalde til samtalen.
• Senest 4 uger efter første sygedag. Det er fristen for, hvornår samtalen skal holdes.
• En personlig samtale. Udgangspunktet er, at I mødes. Kan din medarbejder ikke møde op på grund af sygdom eller praktiske forhold, holdes samtalen så vidt muligt i telefonen.
• Uændret i 2026. Reglen er ikke ændret 1. juli 2026.

Samtalen er mere end en formalitet. Forskning samlet af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) peger på, at tidlig kontakt mellem arbejdsgiver og den sygemeldte har en positiv effekt på at komme tilbage i job, både ved fysisk og psykisk sygdom.

Før samtalen: sådan forbereder du dig

Den gode samtale begynder med indkaldelsen. Skriv tydeligt, hvad samtalen handler om. Din medarbejder kan møde op med paraderne oppe og et spørgsmål i baghovedet: Hvad vil de mig?

Hvad må du spørge om?

Du må spørge til, hvad sygdommen betyder for arbejdet, og hvor længe fraværet ventes at vare. Du må ikke spørge til diagnosen. Efter helbredsoplysningsloven må du kun spørge til sygdom, når den har væsentlig betydning for, om medarbejderen kan udføre sit arbejde.

Det må du gerne spørge om

• Hvad sygdommen betyder for arbejdet, og hvilke opgaver der er svære lige nu.
• Hvor længe fraværet ventes at vare.
• Hvad der skal til, for at din medarbejder kan komme tilbage, helt eller delvist.

Det skal du lade ligge

• Diagnosen, eller hvad din medarbejder fejler.
• Generelle spørgsmål om helbredet.
• Helbredsoplysninger direkte fra medarbejderens læge. Dem må du ikke hente selv.

Din medarbejder har ikke pligt til at fortælle dig diagnosen. Vælger din medarbejder selv at fortælle mere, så lyt. Vores råd: Skriv kun det ned, der har betydning for arbejdet, og spørg, før du siger noget videre.

Til kollegerne må du gerne sige, at din medarbejder er fraværende, men som udgangspunkt ikke hvorfor. Skal I dele mere, kræver det som hovedregel samtykke. Aftal derfor til samtalen, hvad du må sige til teamet. Se flere eksempler i hvad du må spørge om, når en medarbejder er syg.

Spørgeguide: gode spørgsmål til samtalen

Brug spørgsmålene som en guide, ikke som et skema, og vælg dem, der passer. De handler alle om arbejdet og planen for at komme tilbage, ikke om diagnosen.

Sådan kan du sige det

• Sig hellere »Hvad betyder det for dit arbejde lige nu?« end »Hvad fejler du?«
• Sig hellere »Hvad kan gøre det lettere at komme tilbage?« end »Hvornår er du tilbage?«
• Sig hellere »Vi finder en løsning på dine opgaver« end »Det er hårdt for teamet, at du er væk.«

Hvis medarbejderen ikke kan eller vil deltage

Kan din medarbejder ikke møde op på grund af sygdom eller praktiske forhold, holdes samtalen så vidt muligt i telefonen. Udebliver medarbejderen fra samtalen, påvirker det ikke retten til sygedagpenge.

En udeblivelse kan få betydning i ansættelsen, men en reaktion skal stå i forhold til det, der er sket. Vores råd: Find først ud af hvorfor. Måske er det for svært at møde op lige nu, og så kan en kort samtale i telefonen være et bedre sted at begynde.

Samtalen om en mulighedserklæring følger andre regler. Udebliver medarbejderen fra den uden rimelig grund, mister medarbejderen retten til sygedagpenge fra arbejdsgiveren fra den dag, samtalen skulle have været holdt, og indtil samtalen bliver holdt.

Efter samtalen: aftaler og næste skridt

Vores råd: Skriv ned, hvad I har aftalt, og send det til din medarbejder, så I har samme billede af planen. Hvad der skal ske derefter, afhænger af, hvor længe fraværet ventes at vare.

Ventes fraværet at vare længere, har I flere værktøjer:

• Mulighedserklæring. Du kan når som helst i forløbet bede om en mulighedserklæring. Første del udfylder I sammen efter en samtale, og anden del udfylder lægen. Du betaler for erklæringen.
• Delvis raskmelding. Din medarbejder kan vende gradvist tilbage og arbejde nogle timer, mens resten af tiden stadig er sygefravær. Det kræver en aftale med dig, og kommunen skal godkende den.
• Fastholdelsesplan. Forventer din medarbejder ikke at være tilbage inden 8 uger fra første sygedag, kan medarbejderen bede dig om en skriftlig fastholdelsesplan.
• Fast track. Ventes fraværet at vare mere end 8 uger, kan du i løbet af de første 5 uger bede kommunen om tidlig opfølgning via NemRefusion. Din medarbejder skal sige ja til det.

1. Senest 4 uger efter første sygedag

   Sygefraværssamtalen er holdt.

2. I løbet af de første 5 uger

   Du kan bede kommunen om fast track, hvis fraværet ventes at vare mere end 8 uger, og din medarbejder siger ja.

3. Senest 5 uger efter første fraværsdag

   Betaler du løn, og er din medarbejder stadig syg efter arbejdsgiverperioden på 30 dage, skal fraværet anmeldes i NemRefusion.

Hvad betyder de nye regler fra 1. juli 2026 for samtalen?

For selve samtalen betyder de ingenting. Reglerne om sygefraværssamtalen er ikke ændret, og du skal stadig holde den senest 4 uger efter første sygedag. Det, der har ændret sig, er kommunens rolle.

Har I brug for kommunens hjælp, skal I i nogle tilfælde selv bede om den. Både du og din medarbejder kan bede om det, og kommunen kan også selv beslutte at følge op. Vores råd: Brug samtalen til at tale om, hvad der skal til, og om I har brug for hjælp udefra. Læs mere om de nye regler for sygedagpenge.

Du skal ikke have svar på det hele selv. Med en CareNavigator har du én at spørge, når du er i tvivl om, hvad du må sige, eller hvad der skal ske nu. Se, hvordan NaviCare hjælper dig som leder.

Spørgsmål og svar