Hvad må du som arbejdsgiver spørge om ved sygdom?

Mange ledere og ejere står med det samme dilemma. Du vil gerne vise, at du bekymrer dig, men du er bange for at spørge om noget forkert. Her får du reglerne, eksempler på, hvad du kan sige, og svar på, om og hvor tit du må ringe. Skal du holde selve samtalen, så læs også sådan holder du sygefraværssamtalen.

Hvad må du spørge om?

Du må spørge til, hvordan sygdommen påvirker arbejdet, og hvor længe fraværet ventes at vare. Efter helbredsoplysningsloven må du kun spørge til sygdom, når sygdommen har væsentlig betydning for, om medarbejderen kan udføre sit arbejde.

• Hvad sygdommen betyder for arbejdet. Hvilke opgaver er svære lige nu, og hvilke kan lade sig gøre?
• Hvor længe fraværet ventes at vare. Svaret kan kun være et skøn, så vidt din medarbejder ved nu.
• Hvad der skal til for at komme tilbage. Fx færre timer, andre opgaver eller hensyn på arbejdspladsen i en periode.

Hvad må du ikke spørge om?

Du må ikke spørge til diagnosen. Din medarbejder har heller ikke pligt til at fortælle dig, hvad sygdommen er.

• Diagnosen. Hvad din medarbejder fejler, eller hvad sygdommen hedder.
• Generelle spørgsmål om helbredet. Spørgsmål, der ikke handler om, hvad sygdommen betyder for arbejdet.
• Oplysninger direkte fra lægen. Du må ikke hente helbredsoplysninger hos medarbejderens læge.

Det kan føles unaturligt ikke at spørge, hvad der er galt, især når I kender hinanden godt. Men et spørgsmål til diagnosen kan let opleves som pres, også når det er ment som omsorg. Når du holder dig til arbejdet, bliver det lettere for jer begge at tale frit.

Når medarbejderen selv fortæller mere

Vælger din medarbejder selv at fortælle, hvad det handler om, så lyt. Det er et udtryk for tillid. Vores råd: Skriv kun det ned, der har betydning for arbejdet, og spørg, før du siger noget videre til andre.

Må du ringe til en sygemeldt medarbejder?

Ja, du må gerne ringe. Forskning samlet af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) peger på, at tidlig kontakt mellem arbejdsgiver og den sygemeldte har en positiv effekt på at komme tilbage i job, både ved fysisk og psykisk sygdom. Som arbejdsgiver skal du desuden indkalde til en sygefraværssamtale, som skal holdes senest 4 uger efter første sygedag.

Hvor tit må du ringe?

Reglerne sætter ikke et fast tal på, hvor tit du må kontakte en sygemeldt medarbejder. Hvad der er passende, afhænger af situationen: hvor syg din medarbejder er, hvad I har aftalt, og hvordan kontakten bliver taget imod.

Vores råd: Spørg din medarbejder, hvordan og hvor tit I skal tale sammen, og hold dig til det. Nogle vil helst have en kort besked, andre vil gerne ringes op.

Er din medarbejder sygemeldt med stress, kan selv et venligt opkald føles som pres, så aftal formen ekstra tydeligt. Læs mere i guiden til dig, der leder en medarbejder sygemeldt med stress.

Hvad gør du, når medarbejderen ikke svarer?

Der er ikke ét rigtigt svar, for det afhænger af, hvorfor din medarbejder ikke svarer. Når man er meget syg, kan selv en kort besked være svær at svare på. Vores råd: Gå ud fra, at der er en god grund, og gør det let at svare.

• Send en kort, venlig besked, der ikke kræver et langt svar. Fx »Du behøver ikke svare nu. Sig til, når du har overskud til at tale.«
• Prøv igen efter et par dage, gerne på en anden måde, fx et brev i stedet for et opkald.
• Skriv ned, hvornår og hvordan du har forsøgt at få kontakt.

Sygefraværssamtalen skal du stadig indkalde til. Kan din medarbejder ikke møde op på grund af sygdom eller praktiske forhold, holdes samtalen så vidt muligt i telefonen. Udebliver medarbejderen fra sygefraværssamtalen, påvirker det ikke retten til sygedagpenge. Ved samtalen om en mulighedserklæring er reglen en anden: udebliver medarbejderen uden rimelig grund, mister medarbejderen retten til sygedagpenge fra dig fra den dag, samtalen skulle have været holdt.

En udeblivelse fra sygefraværssamtalen kan få betydning i ansættelsen, men en reaktion skal stå i forhold til det, der er sket. Er du i tvivl om, hvad der er rimeligt, så få råd, før du gør noget.

Hvilken dokumentation kan du bede om?

Du kan bede om dokumentation for, at fraværet skyldes sygdom, og om lægens vurdering af, hvad din medarbejder kan. Som udgangspunkt betaler du for den dokumentation, du selv beder om.

• Tro og love-erklæring. Din medarbejder skriver under på, at fraværet skyldes sygdom. Du kan tidligst bede om den fra 2. fraværsdag.
• Mulighedserklæring. Du kan bede om den når som helst i forløbet, eller når en medarbejder ofte er syg. Første del udfylder I sammen efter en samtale, og anden del udfylder lægen. Den handler om, hvad medarbejderen kan, hvilke opgaver sygdommen påvirker, og hvilke hensyn I kan tage. Du betaler for den.
• Varighedserklæring (funktionærer). Har en funktionær været syg i mere end 14 dage, kan du kræve en vurdering fra lægen af, hvor længe sygdommen forventes at vare. Funktionæren skaffer den fra sin egen læge eller en speciallæge, som funktionæren selv vælger, og det er uden udgift for funktionæren.
• Friattest. En erklæring fra lægen om, at fraværet skyldes sygdom. Kilderne er ikke enige om, fra hvilken dag du tidligst kan kræve den, så vi nævner ingen dag her.

Hvad må du sige til kollegerne?

Du må gerne fortælle de kolleger, det er relevant for, at din medarbejder er fraværende, men som udgangspunkt ikke hvorfor. Skal helbredsoplysninger deles ud over det, kræver det som hovedregel samtykke. Sådan beskriver Datatilsynet det i sin vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold.

Vores råd: Aftal med din medarbejder, hvad I siger til teamet, før du siger noget. Fortæl så kollegerne, at deres kollega er væk et stykke tid, hvem der tager hvilke opgaver, og hvem de kan spørge. Husk også at sige tak til dem, der løfter mere imens.

Sådan kan du sige det

Det er sjældent spørgsmålet alene, der gør forskellen. Det er, om din medarbejder kan høre, at du spørger for at finde en løsning sammen og ikke for at presse. Her er nogle eksempler, du kan låne.

• Sig hellere »Hvilke opgaver er svære for dig lige nu?« end »Hvad er det, du fejler?«
• Sig hellere »Har du et bud på, hvor længe du er væk, så vidt du ved nu?« end »Hvornår er du tilbage?«
• Sig hellere »Er der noget, vi kan gøre anderledes, så det bliver lettere at komme tilbage?« end »Er det noget med arbejdet?«
• Sig hellere »Dine opgaver er fordelt, så dem skal du ikke tænke på.« end »Vi mangler dig virkelig.«
• Sig hellere »Hvordan vil du helst have, at vi holder kontakten?« end at ringe, uden at I har aftalt det.

Ændrede reglerne sig 1. juli 2026?

Ikke for dine samtaler med medarbejderen. Reglerne fra 1. juli 2026 handler om kommunens opfølgning, og reglerne om sygefraværssamtalen og mulighedserklæringen er de samme som før.

I et nyt oplysningsskema i Mit Sygefravær svarer din medarbejder blandt andet på, om medarbejderen forventer at være tilbage inden for 26 uger. Du må gerne spørge, hvor længe fraværet ventes at vare. Men svaret til kommunen er medarbejderens eget skøn.

Har I brug for kommunens hjælp, skal I i nogle tilfælde selv bede om den. Læs mere om de nye regler for sygedagpenge, og hvad du kan gøre nu.

Du skal ikke have svar på det hele selv. Med en CareNavigator har du én fast person at spørge, før du ringer, skriver eller siger noget til teamet, du er i tvivl om. Du må ikke spørge til diagnosen, og det ændrer NaviCare ikke på. Se, hvordan NaviCare hjælper dig som leder eller som ejer, og læs, hvordan det virker.

Spørgsmål og svar