Langtidssygemeldt medarbejder: tjekliste og frister uge for uge

Her får du de vigtigste frister samlet på én side, i den rækkefølge, de kommer, og med hvem der gør hvad. De gælder en privat arbejdsgiver, der betaler løn under sygdom, og uger og dage regnes fra første fraværsdag. Nederst finder du en tjekliste.

De vigtigste frister på én side

Du skal betyder en pligt. Du kan betyder et værktøj, du kan bruge, når forløbet kalder på det.

1. Dag 1

   Medarbejderen melder sig syg, senest 2 timer efter arbejdstidens start, medmindre jeres egne regler siger noget andet.

2. Fra 2. fraværsdag

   Du kan bede om en tro og love-erklæring.

3. Når som helst

   Du kan bede om en mulighedserklæring.

4. Efter mere end 14 dages sygdom

   Du kan kræve en varighedserklæring, hvis medarbejderen er funktionær.

5. Senest 4 uger efter første sygedag

   Du skal holde sygefraværssamtalen.

6. I løbet af de første 5 uger

   Du kan bede kommunen om fast track, hvis fraværet ventes at vare over 8 uger, og medarbejderen siger ja.

7. Efter 30 kalenderdage

   Arbejdsgiverperioden slutter. Betaler du løn, kan du derefter få refusion fra kommunen, hvis betingelserne er opfyldt.

8. Senest 5 uger efter første fraværsdag

   Du skal anmelde fraværet i NemRefusion, hvis medarbejderen stadig er syg efter de 30 dage.

9. Efter anmeldelsen

   Medarbejderen får et oplysningsskema i Mit Sygefravær.

10. Fra starten og undervejs

    Du kan bede kommunen om opfølgning. Forventer medarbejderen at være tilbage inden for 26 uger, følger kommunen som udgangspunkt ikke selv op.

11. Ventes fraværet at vare over 8 uger

    Medarbejderen kan bede om en skriftlig fastholdelsesplan.

12. Løbende

    Du søger refusionen i NemRefusion. Der er også en frist for selve anmodningen.

13. Efter 22 uger med sygedagpenge eller refusion inden for 9 måneder

    Kommunen vurderer, om sygedagpengene kan forlænges.

Fra første sygedag: sygemelding, kontakt og dokumentation

Medarbejderen skal melde sig syg hurtigst muligt og senest 2 timer efter arbejdstidens start, medmindre jeres egne regler siger noget andet.

Forskning samlet af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) peger på, at tidlig kontakt mellem arbejdsgiver og den sygemeldte har en positiv effekt på at komme tilbage i job, både ved fysisk og psykisk sygdom.

Du må spørge til, hvordan sygdommen påvirker arbejdet, og hvor længe fraværet ventes at vare, men ikke til diagnosen. Relevante kolleger må gerne få at vide, at medarbejderen er fraværende, men som udgangspunkt ikke hvorfor.

Dokumentation, hvis du har brug for den

Dokumentation er en mulighed, ikke en pligt. Som udgangspunkt betaler du for den dokumentation, du selv beder om.

• Tro og love-erklæring. Tidligst fra 2. fraværsdag kan du bede medarbejderen skrive under på, at fraværet skyldes sygdom.
• Mulighedserklæring. Du kan når som helst i forløbet bede om en. I udfylder første del sammen, lægen udfylder anden del, og du betaler for erklæringen.
• Varighedserklæring. Har en funktionær været syg i mere end 14 dage, kan du kræve lægens vurdering af, hvor længe sygdommen varer, uden udgift for funktionæren.

Senest 4 uger: sygefraværssamtalen

Du skal indkalde din sygemeldte medarbejder til en personlig samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Samtalen skal holdes senest 4 uger efter første sygedag. Reglen står i sygedagpengeloven § 7 a og er ikke ændret 1. juli 2026.

Kan medarbejderen ikke møde op på grund af sygdom eller praktiske forhold, holdes samtalen så vidt muligt i telefonen. Udebliver medarbejderen fra samtalen, påvirker det ikke retten til sygedagpenge.

Vores råd: Tal om, hvor længe fraværet ventes at vare. Svaret har betydning for, om fast track og en fastholdelsesplan bliver aktuelle. Holder I samtalen tidligt, har I bedre tid til at beslutte, om I vil bede om fast track. Se, hvordan du holder en god sygefraværssamtale.

De første 5 uger: anmeldelse og fast track

Betaler du løn, og er medarbejderen stadig syg efter arbejdsgiverperioden, skal fraværet anmeldes digitalt i NemRefusion senest 5 uger efter første fraværsdag. I de samme 5 uger kan du bede kommunen om fast track.

Arbejdsgiverperioden og refusionen

Arbejdsgiverperioden er de første 30 kalenderdage af sygefraværet, hvor du betaler løn eller sygedagpenge. Den forudsætter, at medarbejderen har været ansat uafbrudt i 8 uger og har arbejdet mindst 74 timer i den periode.

Derefter kan du få refusion fra kommunen, når fraværet er anmeldt, og medarbejderen selv opfylder betingelserne for sygedagpenge. Refusionen kan højst være sygedagpengesatsen, og løn ud over den betaler du selv. Selve refusionen søger du løbende i NemRefusion. Vent ikke for længe, for der er også en frist for selve anmodningen.

Fast track: tidlig opfølgning fra kommunen

Fast track betyder, at kommunen følger tidligt op på en sygemelding, når fraværet ventes at vare over 8 uger. Du sender anmodningen i NemRefusion, og medarbejderen skal sige ja. Kommunen holder den første samtale senest 2 uger efter, at den har fået anmodningen.

Medarbejderen kan også selv bede om fast track. Læs mere om fast track og kommunens andre værktøjer.

Oplysningsskemaet i Mit Sygefravær

Når fraværet er anmeldt, sender kommunen medarbejderen et oplysningsskema i Mit Sygefravær, som regel med en frist på 8 dage. Her svarer medarbejderen blandt andet på, om medarbejderen forventer at være tilbage inden for 26 uger. Svaret er medarbejderens eget skøn.

Ventes fraværet at vare over 8 uger

Så kan medarbejderen bede om en fastholdelsesplan, og det kan være tid til at tale om en gradvis tilbagevenden.

En fastholdelsesplan er en skriftlig plan for, hvordan medarbejderen kan komme helt eller delvist tilbage til arbejdet. Forventer medarbejderen ikke at være tilbage inden 8 uger fra første sygedag, kan medarbejderen bede dig om planen, når som helst i sygeforløbet. Se, hvad planen skal beskrive, og en enkel skabelon.

Ved en delvis raskmelding arbejder medarbejderen nogle timer, mens resten af tiden stadig er sygefravær. Det kræver en aftale med dig, og du har ikke pligt til at sige ja. Kommunen skal godkende aftalen. Mere end hver fjerde sygedagpengemodtager var i 2024 delvist tilbage på arbejde, viser tal fra Danmarks Statistik.

26 uger: hvornår kommunen følger op

Siden 1. juli 2026 følger kommunen som udgangspunkt ikke op på en sygemeldt medarbejder med job, som forventer at være tilbage inden for 26 uger fra første fraværsdag. Så følger kommunen kun op, hvis medarbejderen eller du beder om det, eller hvis kommunen selv beslutter det i den konkrete sag.

Kommunen skal give dig mulighed for at sige, om du ønsker opfølgning, og når den følger op, skal den holde mindst én opfølgningssamtale. Læs mere om de nye regler, og hvad du kan gøre nu.

Vores råd: Sæt en dato i kalenderen, hvor I ser på forløbet sammen, også når det ser ud til at blive kort. Så opdager I i tide, hvis der er brug for hjælp udefra.

Efter 22 uger med sygedagpenge: kommunens revurdering

Når der er udbetalt sygedagpenge eller refusion i mere end 22 uger inden for de seneste 9 måneder, stopper udbetalingen, medmindre kommunen vurderer, at en af lovens regler om forlængelse gælder. Det er kommunens vurdering og ikke en frist for dig. Grænsen er ikke ændret 1. juli 2026.

Hvad der sker bagefter, afhænger af den konkrete sag. Der ligger et lovforslag om at ændre, hvad der sker efter de 22 uger. Det er ikke vedtaget endnu.

Vores råd: Ser forløbet ud til at blive langt, så tal med medarbejderen om revurderingen i god tid.

Tjekliste: hvad du gør hvornår

Fristerne kan stå på én side. Det svære er at holde dem, mens medarbejderen, lægen, kommunen og hverdagen trækker i hver sin retning. En CareNavigator holder trådene og holder øje med fristerne sammen med jer. Se, hvordan det virker, eller læs, hvad NaviCare gør for dig som ejer.

Spørgsmål og svar